Colaboração é a experiência que possibilita um conjunto de pessoas trabalharem em equipa e partilharem conhecimento por forma a alcançar um objetivo comum.
Mas trabalhar em equipa já não implica a presença de todos no escritório ou num espaço físico. Pelo contrário, podem encontrar-se e partilhar um espaço de trabalho virtual.
A mobilidade das organizações, o trabalho remoto e as soluções tecnológicas colaborativas são mais do que uma tendência. Relevam-se uma necessidade das empresas que procuram manter-se operacionais e competitivas.
Com as soluções de colaboração, há ganhos de produtividade, captação dos melhores talentos (o que se pretende com esta frase é transmitir o acesso simples ao expertise/know how dos colegas) – independentemente da sua localização geográfica -, melhor balanço entre a vida pessoal e profissional, entre tantos outros benefícios.
Porém, estas mudanças colocam desafios às empresas. Tanto do lado dos processos internos como no engagement dos colaboradores.
A eficácia da colaboração virtual nas empresas depende sobretudo da tecnologia que as organizações disponibilizam às suas equipas.
Colaboração digital nas empresas, em que ponto estamos e qual a sua importância?
Estamos mais ligados do que nunca.
Num período de evidente transformação da realidade e da forma como trabalhamos, as organizações não podem estar alheias às alterações sociais, ambientais e tecnológicas.
Sabemos que as pessoas valorizam a flexibilidade, o balanço entre a vida profissional e pessoal e a diversidade cultural.
Estamos também conscientes, que a responsabilidade ambiental é uma obrigação de todos.
O equilíbrio entre todas estas variáveis depende muito da forma como as organizações conseguem promover a colaboração entre as pessoas.
De acordo com a Gartner, entidade independente que estuda tendências de mercado, a vontade de passar para um modelo virtualizado de colaboração, é cada vez mais expressiva:
- Até 2024, o trabalho remoto e as mudanças demográficas da força de trabalho vão afetar as reuniões das organizações, de modo a que apenas 25% ocorrerão presencialmente.
Mas em cada oportunidade, há que considerar também os desafios. Só assim, a estratégia e a implementação de ferramentas de colaboração será efetiva e bem-sucedida.
Oportunidades e desafios na colaboração em ambientes digitais
Num mundo onde estamos mais conectados do que nunca, as empresas devem ser conseguir agilizar o negócio e melhorar a vida dos indivíduos.
Aqui, a tecnologia é crítica ao disponibilizar as ferramentas adequadas para que possam comunicar melhor com colegas, parceiros e clientes de forma segura.
A capacidade de colaborar com qualquer dispositivo, a partir de qualquer local, incentiva a produtividade dos colaboradores e a evolução da própria organização.
Um exemplo claro disto é quando um utilizador remoto ou uma entidade externa tem necessidade de partilhar informação em tempo real com um conjunto de colaboradores que se encontram numa sala de reuniões da organização.
Muitas vezes, estas interações falham porque não existe uma solução de colaboração que:
- Seja capaz de unificar os serviços de voz, vídeo e mensagens;
- Permita a integração com outras soluções;
- Disponibilize funcionalidades que proporcionem uma experiência superior aos seus utilizadores.
A adoção destas ferramentas exige estratégia porque a tecnologia per si não resolve todos os problemas. É o utilizador que revela todo o seu potencial.
Contudo, o investimento numa solução de colaboração traz oportunidades. Contribui para a redução de custos associados à agilidade da organização, produtividade e gestão operacional.
Mas cumpre ainda outro propósito cada vez mais premente: a eficiência energética e redução do impacto ambiental.
A possibilidade de colaborar de forma eficaz e à distância, diminui significativamente a necessidade de deslocação dos colaboradores entre escritórios, cidades e países.
Estratégias para começar a colaborar mais e melhor
1. Comece por definir as necessidades específicas da sua organização
Independentemente do setor de atividade, a definição de um plano estratégico que identifique as necessidades das organizações é essencial para uma escolha adequada da plataforma tecnológica.
Neste sentido, a adoção de uma solução de colaboração deve assegurar o cumprimento de 5 princípios críticos por forma a oferecer às empresas maior eficiência e produtividade.
A inovação é um fator crítico para extrair todo o potencial desta tecnologia colaborativa.
A solução de colaboração deve contemplar funcionalidades avançadas de inteligência artificial como o reconhecimento de comandos de voz, reconhecimento facial, tradução e transcrição de sessões de vídeo.
Isto porque, tal como a Gartner prevê, até 2022, 40% das reuniões formais serão facilitadas com o auxílio de assistentes virtuais.
2. Opte por uma ferramenta de colaboração que oferece diversos modelos de infraestrutura IT
No que diz respeita ao modelo de entrega de solução há uma clara tendência para soluções baseadas na Cloud.
Esta tendência deve-se muito ao facto da infraestrutura, complexidade e evolução serem responsabilidade do fornecedor. Mas também pela capacidade de escalabilidade, inovação e flexibilidade do modelo financeiro associado a estes cenários (opex versus capex).
No entanto, cada organização é um caso específico e os modelos de entrega on-premises e híbridos, envolvendo por vezes mais do que um fornecedor, continuam a ser uma opção que faz sentido para muitas organizações.
3. Contemple um Plano de formação na introdução das ferramentas
Complementarmente à escolha da plataforma tecnológica, um plano de formação e acompanhamento aos utilizadores da solução é fundamental.
Os utilizadores de hoje são exigentes e não esperam menos do que uma experiência de colaboração simples e inovadora.
Afinal, são estes que através da usabilidade terão o poder de definir o sucesso ou insucesso de uma solução de colaboração.
Garanta o sucesso da implementação das soluções de colaboração com a Axians
As organizações são uma instituição social que reúne um conjunto de pessoas para desenvolver uma determinada atividade a favor de uma necessidade existente.
Para que tal aconteça, os colaboradores têm de estar motivados e mobilizados para prosseguir a missão da organização.
Mas isto não significa que tenham de trabalhar no mesmo espaço, com os mesmos dispositivos ou sequer na mesma faixa horária.
As organizações devem disponibilizar aos colaboradores soluções que lhes permita conjugar o interesse pessoal e coletivo com as metas das organizações.
Aquelas empresas que não interiorizarem este modus operandi terão mais dificuldade em navegar pelas oportunidades que este período de transformação digital, do mercado de trabalho e da realidade antecipam.
Quanto a mim, alinhado com a equipa da Axians, irei dar continuidade à missão de entregar valor e diferenciação aos nossos clientes. Queremos continuar a ser reconhecidos pelos clientes e distinguidos pelos nossos parceiros como uma das organizações mundiais mais bem preparadas para garantir o sucesso na adoção das tecnologias de colaboração.
