As organizações deparam-se por vezes com eventos imprevistos que impactam fortemente o seu normal funcionamento.
A pandemia de COVID-19 foi um desses acontecimentos inesperados que afetou, de forma mais ou menos profunda, as empresas nacionais e contribuiu para acelerar a transição digital.
O recurso ao teletrabalho conduziu a um aumento explosivo na adesão a ferramentas de colaboração. Também as preocupações associadas ao armazenamento, partilha e manutenção da segurança de dados e informação sensível foram reforçadas.
Com tantos colaboradores a trabalhar remotamente, o poder da disponibilidade da informação assumiu uma enorme importância para as empresas, independentemente da sua dimensão ou setor de atuação.
Clique no vídeo para ver os highlights do Webinar da Axians sobre Estratégia de Backup para Office 365.
O poder da Disponibilidade da Informação
A Axians disponibiliza soluções na área de Digital Trust, com o propósito de entregar valor para o negócio dos seus clientes através do estabelecimento e gestão da confiança digital nos relacionamentos e interações entre processos, pessoas e tecnologia.
Os 4 principais Desafios das Organizações
De modo a gerir os seus ativos da melhor forma e alcançar a confiança digital, existem 4 desafios principais a enfrentar em qualquer empresa ou organização, no que diz respeito ao poder da disponibilidade da informação:
1. Operação
Garantir a entrega de valor com qualidade e eficiência aos clientes, cumprindo a própria missão e respeitando valores de qualidade e satisfação.
2. Segurança
Salvaguardar a proteção efetiva da informação do negócio e também os direitos e liberdades quanto aos dados pessoais de colaboradores, clientes e parceiros.
3. Continuidade
Estar preparado para eventos adversos imprevistos, como o da pandemia de Covid-19, fazendo os reajustes necessários para continuar a prestar os serviços essenciais.
4. Conformidade
Conseguir, simultaneamente, entregar serviços e proteger a organização, em conformidade com os imperativos legais, regulamentares e institucionais exigidos.
A segurança da informação tem o propósito de garantir que, dentro da organização, a informação é protegida contra divulgação a utilizadores não autorizados (confidencialidade), modificação indevida (integridade) e falta de acesso quando necessário (disponibilidade).
A disponibilidade da informação tem o propósito de garantir o acesso oportuno e confiável na utilização de informação, e a sua boa gestão deve considerar as atividades de:
1. Avaliação e tratamento de riscos da disponibilidade;
2. Definir requisitos e metas de disponibilidade [e.g. RPO – Recovery Point Objective; RTO – Recovery Time Objective e Período de Retenção (máximo e mínimo)];
3. Monitorizar e verificar a disponibilidade de informação.
Com esta visão integrada sobre os desafios, estaremos a incrementar os níveis de digital trust perante o mercado, o que aporta benefícios importantes:
- Entrega de valor imediato;
- Acréscimo de confiança na organização e nas suas partes interessadas;
- Aumento da vantagem competitiva;
- Valorização da imagem pública e/ou marca.
Transformação Digital e o Office 365
Apesar do seu aumento recente, o trabalho remoto não é novidade e cresceu cerca de 91% nos últimos 10 anos.
O surgimento da pandemia veio ampliar a necessidade de contornar os desafios impostos pelo confinamento o que potencializou o recurso ao teletrabalho. Esta adaptação exigiu das empresas a capacidade de assegurar 3 pilares essenciais:
- Colaboração;
- Segurança;
- Compliance.
Para dar resposta a estas exigências, o Office 365 é uma solução bastante completa e permite assegurar a manutenção destes 3 pilares pelas empresas no grande desafio que é o trabalho remoto.
Permite ter ferramentas de colaboração, plataformas de segurança e mecanismos de proteção da informação, independentemente do local onde as pessoas trabalham.
Principais Vantagens do Office 365
- A sua escalabilidade permite ajustar a gestão de capacidade às necessidades de cada empresa, o que reduz as preocupações em caso de novas contratações e dispensa o reforço dos data centers;
- Facilita significativamente o trabalho remoto e a colaboração à distância;
- A Microsoft garante uma atualização constante, permitindo sempre o acesso à versão mais recente dos produtos;
- Oferece uma redução de consumos, tanto de energia como de espaço do data center. Ao trabalhar com a cloud, não é necessário ter infraestruturas próprias nas instalações da empresa;
- É um serviço por subscrição, sem surpresas: paga-se mensalmente o que estiver contratado;
- A Microsoft usa sempre as melhores e mais avançadas tecnologias de segurança.
Ou seja, conseguimos ter uma plataforma que salvaguarda e protege dados e informação, acessível a partir de qualquer lugar e qualquer dispositivo.
Se os meus dados estão na cloud, é garantido que estão em segurança e que ficam disponíveis para sempre?” Ao contrário do que se possa pensar, isso não é garantido. Sem medidas adicionais de proteção de dados, nada garante que os dados estejam sempre disponíveis.
É muito importante ter em atenção a questão dos períodos de retenção predefinidos. A Microsoft é responsável pelos dados, mas até quando? Estes prazos nem sempre estão alinhados com as necessidades individuais de cada organização.
Responsabilidade e Desafios da Proteção de Dados
Apesar de todas as funcionalidades do Office 365, continua a ser importante ter uma estratégia de backup. Podemos destacar 6 boas razões para isso:
1. A principal causa da perda de dados é a eliminação acidental por erro humano;
2. Existem algumas limitações nas políticas de retenção quanto ao tempo em que a informação pode ser retida;
3. Ameaças de segurança interna (trabalhadores descontentes, ou que estão de saída, eliminam informação para tentar prejudicar a empresa);
4. Ameaças de segurança externa (ransomware e aplicações nocivas);
5. Requisitos legais e de conformidade relacionados com o cumprimento do RGPD;
6. Gestão de implementações e migrações híbridas para fazer face ao desafio da complexidade de migrar dados de caixas de correio para o Office 365.
O acesso e controlo dos dados é sempre propriedade e responsabilidade dos utilizadores do serviço. Esses dados têm de ser protegidos e retidos a longo prazo para ir ao encontro das necessidades do utilizador.
Apesar de não ser este o foco da Microsoft, o Office 365 oferece alguns mecanismos para evitar perdas irreparáveis de dados críticos, como permitir recuperar itens eliminados ou indevidamente modificados até 30 dias (soft delete).
No entanto, o intervalo de tempo que demora a detetar a falta ou o comprometimento de dados ronda, em média, os 140 dias. Isto dificulta muito o acesso a informação perdida porque as predefinições no ambiente Office 365 estão abaixo deste prazo.
A resposta mais comum à pergunta “Para que é preciso fazer backups ao Office 365?” é que a Microsoft já toma conta de tudo. Mas isso não é totalmente verdade.
Com uma solução de backups para Office 365 podemos prolongar estes períodos de tempo de retenção para conseguir recuperar informação em caso de perda de dados.
Solução de Backup para Microsoft Office 365
A solução disponibilizada pela AXIANS tem por objetivo principal dar acesso e um maior controlo a todos os dados do Sharepoint Online, Exchange Online e Onedrive For Business.
Permite armazenar toda a informação numa só localização tornando mais fácil a sua localização e recuperação.
Adequa-se a diversos tipos de dados e informações:
- Dados de email (caixa de correio e pastas do Outlook);
- Itens eliminados ou auto-arquivados (Reciclagem);
- Itens ou sites eliminados do Sharepoint Online;
- Ficheiros eliminados do Onedrive For Business;
- Dados relacionados com a saída de funcionários da empresa.
A janela de tempo de retenção é definida pelo utilizador, podendo ir desde uma semana até vários anos.
Dados Atualizados a 8 de outubro de 2020.
Sources: Exchange Online information above is based on Microsoft’s default MRM Policy. SharePoint Online information above is based on Microsoft’s support article. OneDrive for Business information is based on Microsoft’s support article. In some cases, these defaults can be customized by the IT Admin, but often require certain licenses and/or additional fees, and also carry the risk which allows Microsoft to automatically delete data ahead of retention policy dates if the recycle bin is full.
Ter uma Estratégia de Backup significa controlo e proteção
As soluções Axians, com recurso a avançadas ferramentas de backup e replicação com elevada capacidade de execução, proporcionam ao utilizador total e permanente controlo da informação. Trabalhamos em permanência com os nossos parceiros para tornar o backup e o recovery cada vez mais ágeis e rápidos.
As soluções que apresentamos são versáteis, adequando-se aos ambientes mais utilizados mundialmente. O utilizador pode optar entre ter um controlo total sobre o acesso à informação ou, caso o pretenda, solicitar à Axians esse controlo e supervisão.
Salvaguarde os dados e informação da sua empresa e aceda-lhes sempre que necessário. Fale connosco para conhecer a solução que mais se adequa à sua organização.
