Quando os colaboradores foram forçados a trabalhar a partir de casa devido à pandemia da Covid-19, alguns mostraram-se resistentes à mudança. No início, foi uma alteração inesperada e dolorosa, mas com o tempo – e com as suas inúmeras vantagens a emergirem – o teletrabalho ganhou adeptos.
As organizações estão agora equipadas para lidar com as ferramentas tecnológicas como nunca!
Mas o que significa a digitalização do trabalho para os seus colaboradores e equipas de Recursos Humanos (RH)? Como podem garantir que a experiência dos trabalhadores com a tecnologia melhora a sua satisfação e a sua produtividade global?
Descubra neste artigo as respostas e as ferramentas essenciais.
O trabalho remoto não é apenas sobre a distância física. Há outros desafios emergentes (e inadiáveis)
A digitalização do trabalho traz benefícios para a organização e para o trabalhador: mais produtividade, agilidade e bem-estar pessoal.
Mas há o reverso da moeda. Esta transformação cria desafios a quem gere pessoas:
- Os grandes recrutadores tornaram as suas equipas mais globais, conseguindo atrair talento de elevada qualidade em países como Portugal, onde o trabalho é mais económico.
- A adoção do trabalho remoto aumenta a distância física, implicando um decréscimo da lealdade à organização e tornando-se difícil manter a motivação e a cultura da empresa.
- A pandemia trouxe alterações ao contexto de negócio, tornando-o mais global, volátil e competitivo, levando a uma maior pressão para o aumento da produtividade.
Há uma clara urgência para a necessidade de reforçar a agilidade dos processos de Recursos Humanos.
A boa notícia é que a mesma evolução tecnológica que permitiu a explosão do trabalho remoto é a mesma que coloca nas mãos dos gestores ferramentas que lhes permitem endereçar estes desafios, repensar a forma de comunicar e tornarem-se num catalisador da produtividade.
O Portal do colaborador ajuda líderes e gestores de RH a compreender e gerir melhor as suas equipas
As ferramentas tradicionais de gestão de Recursos humanos – ERP, Payroll, Workforce Management – veem a sua importância reforçadas.
Mas agora é preciso mais.
Para isso, precisa de ferramentas de comunicação e automação que lhe permitam:
- Melhorar a imagem da organização enquanto recrutadora.
- Motivar, aculturar e melhorar o bem-estar dos colaboradores, onde quer que trabalhem.
- Melhorar a produtividade da empresa, evitar tarefas rotineiras e aumentar a agilidade dos processos de Recursos Humanos.
A intranet ganhou inteligência e tornou-se o local ideal para estreitar relações, reforçar o conhecimento e a colaboração
A Intranet tem sido um repositório de informação, aplicações e documentação, mas o seu potencial é mais amplo.
Para ir ao encontro dos requisitos que a digitalização do trabalho remoto implica, precisa de transformar-se. É imperativo que se modernize, ganhe inteligência e se torne num instrumento valioso.
O portal de colaborador deve incluir as seguintes 8 funcionalidades-chave:
- Ser uma ferramenta de comunicação institucional de gestão de conteúdos fácil, com um look & feel moderno e coerente.
- Simplificar a publicação de anúncios, eventos, inquéritos e todo o tipo de informação.
- Incluir conteúdos direcionados com gestão de grupos acessível ao gestor de conteúdos.
- Permitir integrar entidades externas e incluir fornecedores, subcontratados e outros parceiros.
- Integrar a componente de segurança da informação e permitir definir políticas de privacidade.
- Oferecer a cada colaborador uma área pessoal, personalizável e que facilite o acesso ao que lhe é mais importante.
- Ter gestão integrada da documentação com versionamento, alertas, workflows e permissões.
- Permitir a automação de tarefas e criação rápida de aplicações para aumentar a eficiência dos processos.
O portal do colaborador é uma versão mais moderna da Intranet dando mais foco à experiência do colaborador a à sua produtividade
Os seus colaboradores merecem mais do que uma simples rede social empresarial!
As inovações recentes que a Microsoft fez no Sharepoint tornam-no na plataforma ideal para construir um portal de colaborador. Tem ainda a vantagem de já estar incluído nas subscrições Microsoft 365 – ativas na maioria das empresas.
Por outro lado, o BindTuning, produto de uma software house Portuguesa, permite elevar o conceito de portal de colaborador a um nível ainda maior. Este produto adiciona as seguintes funcionalidades ao Sharepoint:
- Torna os sites e aplicações mais atrativos.
- As webparts da BindTuning têm um design rico, elegante e moderno pensado para melhorar a experiência do utilizador final.
- Diminui o tempo gasto na gestão de conteúdos e na gestão dos sites automatizando muitas das tarefas e normalizando o grafismo dos sites.
- Torna os sites mais inclusivos com mais funcionalidades de acessibilidade.
Teams & Aplicações avançadas: As vantagens de uma aliança entre comunicação e produtividade
A ferramenta de comunicação de eleição já é o Microsoft Teams na maioria das organizações portuguesas. Chat, chamadas, reuniões, webinars em Teams fazem parte do dia a dia empresarial.
Ao adicionar as aplicações ao Teams permite que este passe a ser o eixo de todo o trabalho: comunicações, aplicações, informação e processos.
O Portal de colaborador em Sharepoint funciona como o backoffice, enquanto o Teams funciona como o frontend.
A criação de uma aplicação corporativa automaticamente instalada nos Teams dos colaboradores, atua como porta de entrada para o portal. Permite juntar o mundo da comunicação com o da produtividade.
Esta aliança traz as seguintes vantagens:
- Capacidade para adicionar capacidades digitais a reuniões periódicas que suportem processos como, por exemplo: vendas, desenvolvimento de produto, planeamento e orçamentação.
- Poupança de tempo porque os processos que, por norma, implicam múltiplas reuniões podem passar a ser assíncronos com base na aplicação de Teams.
- Mais produtividade com redução do tempo e custos de transporte associados aos processos que têm que ser desempenhados por trabalhadores de campo.
O portal de colaborador também é uma ferramenta de gestão de conhecimento
O Sharepoint inclui um motor de pesquisa em linguagem natural que cataloga, automaticamente, páginas e documentos, respeitando as permissões. (O utilizador não encontra informação a que não tenha acesso.)
As bases de dados de FAQs são geridas centralmente em listas, catalogadas e depois publicadas no portal do colaborador.
Mas podemos ir mais longe, adicionando novos tipos de interação com os colaboradores.
Com recurso a assistentes virtuais, os colaboradores dispõem de um canal de comunicação com os Recursos Humanos totalmente automatizado.
Se o assistente virtual não conseguir encontrar a resposta à questão do colaborador, pode ser reencaminhada para a equipa de RH que, ao responder, alimentará automaticamente a FAQ do portal.
Ainda sobre a gestão de conhecimento, adicionamos mais uma peça à plataforma de experiência do colaborador: o Microsoft VIVA Topics que permite, com base em Inteligência Artificial, inventariar e catalogar a informação residente no Office 365 e criar uma enciclopédia corporativa.
VIVA Topics: O conhecimento acessível no fluxo de trabalho
Segundo a Forrester cada colaborador gasta 1 a 3 horas semanais a pesquisar informação corporativa.
O VIVA Topics ajuda a enfrentar o desafio crescente de lidar com toda a informação disponível numa organização e disponibilizá-la quando e onde é necessária.
O VIVA Topics usa inteligência Artificial para:
- Percorrer e catalogar a informação residente no Microsoft 365: páginas de Sharepoint e documentos de Office.
- Identificar os tópicos mais relevantes e colecionar informação útil para cada tópico: uma curta descrição, pessoas relevantes e links para páginas e documentos.
- Alimentar a enciclopédia corporativa com todos os tópicos.
- Apresentar no fluxo de trabalho: quando o utilizador consulta a página de Sharepoint ou quando consulta um documento, a informação recolhida.
A enciclopédia corporativa é mantida e curada por um conjunto de gestores de conhecimento, ou se a organização preferir, permitir a todos os colaboradores contribuírem para o enriquecimento da enciclopédia.
O Microsoft VIVA Insigths inclui poderosas ferramentas para a gestão de Recursos Humanos
O ViVA Insights permite estudar a forma como as equipas colaboram e gerem o seu tempo e estabelecer planos de melhoria do bem-estar pessoal, da otimização de tempo e da produtividade.
De um ponto de vista individual, a app de VIVA Insights no seu Teams, está lá como um assistente pessoal mesmo à mão.
O Viva Insights oferece dashboards customizáveis e ferramentas que permitem ao colaborador medir e acompanhar o seu próprio estado de bem-estar.
Este assistente é proativo. Recomenda ações para aumentar a produtividade, fomentar melhores relações profissionais e proteger a nossa saúde mental.
De um ponto de vista organizacional, o VIVA Insights coloca nas mãos dos gestores de Recursos Humanos capacidades às quais nunca tiveram acesso.
Faça si mesmo estas questões:
- O que faria se conseguisse detetar os grupos de colaboradores em riscos de burnout na sua organização?
- Sabe o que pode fazer para melhorar os hábitos de gestão na sua empresa? Evitar a micro-gestão? Promover mais atividades 1:1 entre gestores e membros da equipa?
- Consegue analisar se os colaboradores da sua empresa usam o tempo de colaboração da melhor forma? Talvez sofram de “reunite aguda”?
Se a sua organização usa o Office365 como ferramenta de colaboração, os dados para responder a estas questões já existem.
O VIVA Insights – para gestores e líderes – recolhe estes dados, anonimiza-os de forma segura por forma a torná-los compatíveis com as suas preocupações de privacidade e expõe insights valiosos.
Com estes insights, a gestão pode adotar medidas conscientes e evitar atempadamente situações extremas de stress profissional
Neste dashboard exemplificamos como é possível ajudar cada gestor a desenvolver as suas competências de gestão de equipas através da incorporação das melhores práticas de gestão.
Torne a sua empresa e colaboradores mais satisfeitos e produtivos ao obter dados sobre:
- Hábitos de trabalho e colaboração entre equipas.
- Práticas de gestão.
- Equipas com sobrecarga de trabalho
- Uma panóplia de outros vetores de análise que permitem personalizar os relatórios e torná-los mais relevantes nos seu contexto.
Pode ainda enriquecer os relatórios com outras informações de negócio. Isto permitirá tirar conclusões sobre a melhor forma de otimizar o tempo para maximizar a performance das equipas.
Está pronto para conduzir a sua empresa para esta nova era de trabalho remoto?
A transformação digital do trabalho traz oportunidades e desafios para CEO’s e gestores.
Conscientes desta transformação, a Axians está empenhada em ajudar os seus clientes a fazer a transição para um local de trabalho 100% digital ou híbrido.
O portal do colaborador que apresentamos pode ajudar os gestores de recursos humanos e líderes a estarem mais bem preparados para as mudanças atuais e futuras.
Com uma plataforma de experiência de colaborador, pode melhorar a tomada de decisões, a gestão do conhecimento, e a comunicação dentro da sua organização.
Para saber mais sobre a plataforma de experiência de colaborador, sobre as aplicações avançadas e como podem beneficiar o seu negócio, visite a página exclusiva que detalha as funcionalidades e vantagens desta solução de Employee Experience.
